GESTION

Organiser l'inventaire physique des stocks

L'inventaire physique des stocks doit être effectué dans le respect des règles légales et selon des modalités assurant une fiabilité satisfaisante.
En cette période de clôture d'exercice, nous répondons aux questions que vous vous posez le plus souvent à ce sujet.

DATE ET FRÉQUENCE DE L'INVENTAIRE

L'inventaire physique doit-il être réalisé le jour de la clôture ?

L'entreprise est tenue de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine (c. com. art. L. 123-12). En conséquence, l'obligation posée par la loi porte sur la périodicité de l'inventaire physique et non sur sa date.

Lorsque l'entreprise n'a pas mis en place un système d'inventaire permanent, l'inventaire doit normalement être réalisé à la date de clôture. Toutefois, il est admis que l'inventaire puisse être réalisé, pour des raisons pratiques, quelques jours avant ou après la date de clôture de l'exercice. Il en va de même fiscalement (rép. de Pierrebourg, JO 2 août 1956, Déb. AN quest. p. 3826 ; doc. adm. 4 A 2513-5). Dans ce cas, il appartient à l'entreprise de recenser précisément les mouvements de ses stocks entre les dates d'inventaire et de clôture afin de déterminer le niveau de ceux-ci à la date de clôture.

Une procédure d'inventaire permanent permet-elle de se dispenser d'un inventaire physique complet à la date de clôture ?

Lorsque l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent fiable, c'est-à-dire permettant notamment, d'une part, de s'assurer de l'existence et de l'appartenance des stocks, d'autre part, de détecter leur qualité et leur degré de rotation, la réalisation d'un inventaire physique complet à la date de clôture de l'exercice n'est pas obligatoire (CNCC, bull. 83, septembre 1991, p. 397). Dans ce cas, l'entreprise peut alors effectuer :

- soit un inventaire physique complet ne coïncidant pas avec la date de clôture. Une période avec une activité réduite et des quantités en stock faibles peut donc être retenue. L'écart entre la date de prise d'inventaire et celle de la clôture de l'exercice ne doit pas alors être trop important. Il semble qu'un délai de deux à trois mois entre ces deux dates constitue un écart maximal (CNCC, bull. 68, décembre 1987, p. 489),

- soit des inventaires physiques appliqués à une partie des stocks et dont les résultats sont rapprochés des données issues de l'inventaire permanent (inventaires tournants couvrant la totalité des articles ou inventaires effectués selon une méthode d'échantillonnage statistique rigoureuse et fiable) (CNCC, bull. 83 précité).

Du point de vue fiscal, l'entreprise doit alors justifier, par une méthode appropriée, la fiabilité de son évaluation à la date de clôture de l'exercice (par exemple, par la tenue d'un inventaire permanent entre ces deux dates) (CE 26 juillet 1991, n°; 112906).

ÉLÉMENTS À INVENTORIER

Peut-on exclure du comptage certaines catégories de stocks (stocks non significatifs, par exemple) ?

Le recensement des quantités en stock doit porter, en principe, sur l'ensemble des éléments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise. En cas d'inventaire tournant, le programme des comptages doit permettre d'inventorier tous les éléments au moins une fois par an.

Cette règle vaut tant au niveau fiscal que comptable. Il n'est donc pas possible, en principe, d'exclure des opérations de recensement physique certaines catégories d'éléments du stock considérées comme non significatives au niveau des comptes annuels.

Sont donc soumis au comptage tous les éléments constitutifs du stock, quels que soient leur nature ou leur état d'avancement : marchandises, approvisionnements, en-cours de fabrication, travaux en cours, produits semi-ouvrés, produits finis et emballages.

La méthode de l'échantillonnage statistique a toutefois été admise par le Conseil national des commissaires aux comptes et la régularité du contrôle ne peut être admise dans ce cas que si celui-ci se fonde sur une méthode rigoureuse et fiable permettant notamment, au moyen des lois de probabilité utilisées en statistiques, de mesurer le risque d'échantillonnage. Ces exigences impliquent une méthode qui n'est sans doute pas à la portée de toutes les entreprises (CNCC, bull. 83 précité).

L'inventaire se limite-t-il aux stocks situés dans l'entreprise ?

L'inventaire physique porte non seulement sur les stocks situés dans les magasins et ateliers de l'entreprise mais également sur les stocks détenus, à titre de dépôt, par des tiers. Mais, parallèlement, il convient aussi de dénombrer séparément les stocks détenus par l'entreprise et qui ne sont pas sa propriété lorsqu'il s'agit de marchandises acquises avec une clause de réserve de propriété.

De même, les marchandises ou autres produits en cours de route (en provenance d'un fournisseur, à destination d'un client) doivent être inclus dans l'inventaire de l'entreprise qui en est juridiquement propriétaire à la date de la clôture des comptes ; à cet effet, il convient de se reporter aux conditions d'achat ou de vente.

Une bonne procédure d'inventaire : les points essentiels
Les deux principes fondamentaux qui permettent une bonne connaissance des existants dans les entreprises sont (CNCC, note d'information 5 « Observation physique ») :
- la tenue d'un inventaire permanent ;
- l'existence et la bonne application de procédures de prise d'inventaire physique.
Les petites et moyennes entreprises utilisent rarement le système d'inventaire permanent et cette absence rend encore plus nécessaire la présence de procédures et d'instructions d'inventaire rigoureuses.
La procédure d'inventaire doit permettre de prévoir toutes les situations susceptibles d'être rencontrées pendant la prise d'inventaire et ainsi résoudre les difficultés éventuelles. Elle doit être écrite afin d'être communiquée et expliquée aux équipes de comptage.
L'organisation des inventaires dépend de la nature de l'activité et des stocks. Elle est donc variable selon les entreprises ; toutefois, les grandes lignes suivantes peuvent constituer le cadre de toute procédure d'inventaire (CNCC, note d'information précitée) :
- choix d'une date ainsi que des horaires de commencement,
- préparation des lieux de stockage,
- personnel chargé de l'inventaire,
- arrêt des mouvements pendant l'inventaire,
- dénombrement et saisie de l'inventaire,
- centralisation et suivi des quantités,
- procédures de séparation des exercices.

ORGANISATION DE L'INVENTAIRE

Quelles sont les personnes habilitées à procéder au comptage ?

Pour être un élément efficace du contrôle interne de l'entreprise, l'inventaire ne doit pas normalement être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas échéant, de la tenue de l'inventaire permanent. À cet effet, il est utile de faire participer à la prise d'inventaire physique des collaborateurs d'autres services : comptabilité générale, service commercial, ateliers de production.

Exemple :

Suivant la nature et la quantité des éléments en stock, les opérations d'inventaire peuvent nécessiter plus ou moins de temps. Sur la base des expériences antérieures, il convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour réaliser l'inventaire dans les délais impartis.

Si la taille de l'entreprise ne permet pas d'assurer correctement cette séparation de fonctions, il peut être utile de prévoir une supervision par l'expert comptable dans le cadre de sa mission de préparation des comptes annuels. Si l'entreprise est soumise au contrôle légal d'un commissaire aux comptes, ce dernier inclut généralement dans ses diligences normales l'assistance aux opérations d'inventaire. En toute hypothèse, la présence d'un professionnel externe est un élément important de fiabilité de la procédure d'inventaire physique des stocks.

Quelles dispositions doivent être prises pour l'aménagement des locaux ?

Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement rangées : regroupement par lots homogènes nettement isolés les uns des autres. Cette condition est normalement satisfaite dans les magasins ; en revanche, dans les ateliers, il n'en est pas toujours de même et une phase de mise en ordre préalable aux comptages est souvent nécessaire.

La procédure devra mentionner le plan du site de stockage avec l'affectation des zones de stockage par équipe. Avant le démarrage des comptages, une visite exhaustive des zones devra être effectuée afin notamment de contrôler que :

- les stocks sont correctement rangés et identifiables (étiquettes, etc.) ;

- la définition, pour chaque type d'article inventorié, des unités de comptage est précisée (poids, mètre linéaire, unité) ;

- les stocks appartenant à des tiers et les stocks endommagés ont été séparés.

Comment fiabiliser le comptage des quantités ?

La fiabilité des relevés de comptage remis par les inventoristes repose en partie sur l'adéquation des moyens d'identification (clarté et exactitude des références portées sur les articles ou lots d'articles, connaissance des articles à inventorier par les inventoristes) et de la qualité des feuilles de comptage.

Exemple :

Dans le cadre de petites et moyennes entreprises, il est généralement préférable de remettre aux inventoristes des documents sur lesquels sont déjà indiquées les références des articles en stock et les unités de comptage. Si le stock est tenu de façon informatisée en inventaire permanent, on peut à cet effet tirer une édition de l'état des stocks, en prenant soin de faire disparaître les quantités théoriques de façon à ne pas influencer les inventoristes.

Les unités de comptage des différents articles doivent être cohérentes avec celles retenues pour la valorisation des stocks et être clairement portées à la connaissance des inventoristes : à l'unité, au 100, au mètre,... Ce point est très important, car les erreurs découlant d'une imprécision à ce niveau peuvent être très significatives. Eu égard aux unités de comptage utilisées, il convient de mettre à la disposition des inventoristes des moyens appropriés : bascules correctement étalonnées...

Les inventoristes reportent les quantités recensées pour chaque lot compté sur la ligne de l'article correspondant et, après s'être assurés que tous les lots relevant de leur secteur ont bien été recensés, ils procèdent à la sommation des quantités portées sur chaque ligne. Le bon déroulement de cette phase des opérations d'inventaire dépend de la qualité des feuilles de comptage établies par les inventoristes.

Dans le cas d'une prise d'inventaire réalisée par un seul inventoriste ou une seule équipe d'inventoristes opérant conjointement, le document obtenu représente l'ensemble des stocks de l'entreprise. Dans le cas où l'importance ou la dispersion géographique des stocks rendent nécessaire la collaboration de plusieurs inventoristes ou équipes d'inventoristes intervenant sur des secteurs différents, il convient de procéder à la centralisation des états préparés par chaque équipe pour obtenir l'ensemble des stocks de l'entreprise, en ayant soin, le cas échéant, d'ajouter les quantités détenues par des tiers pour le compte de l'entreprise.

Comment procéder au comptage des en-cours de production ?

L'identification et le comptage des en-cours de production présentent des difficultés particulières. La première mesure qui s'impose consiste à limiter au maximum les en-cours au jour de l'inventaire physique. Toutefois, cette solution n'est pas toujours possible et il convient de définir une méthode propre à cette catégorie de stocks et adaptée au processus de production de l'entreprise.

Comment éviter les risques d'omission ou de doublon ?

Chaque article en stock doit être recensé une fois et une seule. Pour s'assurer du respect de cette exigence essentielle, les mouvements doivent être arrêtés pendant l'inventaire. Durant cette période, il faut donc proscrire toute activité de production ainsi que les expéditions ou réceptions.

En outre, il est recommandé de marquer clairement les lots comptés de façon à éviter une seconde prise en compte et à permettre de détecter, à l'issue des opérations, les lots non marqués qui n'auraient pas été recensés. Le risque d'omission ou de doublon est particulièrement important lorsque plusieurs équipes se partagent les travaux de comptage ; dans ce cas, il convient de délimiter très précisément les zones sous la responsabilité de chaque équipe.

De même, les relevés de comptage doivent être numérotés en continu.

Que faire en cas d'écart entre l'inventaire permanent et les quantités comptées ?

Si l'entreprise tient un inventaire permanent de ses stocks, il est intéressant de comparer pour chaque article les quantités comptées et les quantités théoriques ; pour que cette comparaison soit significative, il convient d'avoir enregistré dans l'inventaire permanent tous les mouvements de stocks antérieurs à la date de l'inventaire.

Pour les articles faisant ressortir des différences significatives, il est nécessaire d'effectuer un nouveau comptage afin de s'assurer de l'exactitude des quantités recensées. Pour permettre ces comptages de contrôle dans les meilleures conditions de sécurité, il est souhaitable de ne redémarrer l'activité qu'après avoir déterminé les quantités physiques centralisées. Si les contre-comptages et le contrôle des reports et sommations des quantités comptées sont satisfaisants compte tenu des quantités théoriques, il convient de rechercher, dans la mesure du possible, les raisons des écarts constatés, avant d'accepter définitivement les quantités comptées.

Comment s'assurer de la cohérence avec la comptabilité générale ?

La photographie du stock à la date de clôture des comptes annuels, obtenue au travers de l'inventaire physique, doit être cohérente avec les écritures d'inventaire enregistrées en comptabilité générale à la même date. Cette cohérence est indispensable au respect du principe d'indépendance des exercices, qui impose que soient rattachés à chaque exercice les charges et produits le concernant. À cet égard, il est important que le responsable comptable soit associé aux opérations d'inventaire ; en effet, ce dernier doit s'assurer que les dernières livraisons reçues des fournisseurs (la fiabilité du datage des bons de livraison ou de réception s'avère alors essentielle) ont bien été passées en charges (par comptabilisation des factures correspondantes ou par constatation de factures à recevoir) et que les dernières expéditions aux clients (qui devront faire l'objet d'un bon de sortie ou d'expédition daté) ont bien été constatées en produits (par enregistrement dans le journal des ventes ou par constatation de factures à établir).

Dans le cas où un arrêt total de l'activité n'est pas possible, des mesures particulières doivent être prises pour assurer la cohérence entre les positions comptables à la date de clôture et les stocks inventoriés.

Peut-on sous-traiter les opérations d'inventaire ?

Rien n'oblige l'entreprise à procéder elle-même aux opérations d'inventaire. Elle fait d'ailleurs souvent appel à des entreprises de travail temporaire pour augmenter le nombre d'inventoristes nécessaires. Mais elle peut aussi avoir recours à des entreprises spécialisées. Leur caractéristique est de pouvoir effectuer l'inventaire dans les entreprises dont les produits sont identifiés par des codes-barres, ce qui est plus courant dans le secteur de la distribution.

L'avantage d'un tel système est sa grande souplesse, ces équipes pouvant travailler de nuit, dimanche et jours fériés. L'entreprise dispose également du matériel spécialement adapté à la prise de l'inventaire (terminaux portables équipés de lecteurs laser pour la saisie de l'inventaire). Les équipes peuvent, au choix de l'entreprise, procéder à l'inventaire complet ou réaliser l'inventaire conjointement avec son personnel ou ne louer que les machines.

Les critères de sélection pour de tels prestataires sont les mêmes que pour un fournisseur habituel (prix, prestations, réputation, solidité financière, certification qualité...). Pour évaluer le coût de cette sous-traitance, il faudra aussi tenir compte de la perte de chiffre d'affaires qui peut résulter de la fermeture d'un point de vente pendant les heures normales d'activité lorsque la réalisation de l'inventaire physique est effectuée en interne.

Article paru le 12/2003  http://www.grouperf.com/