L’inventaire périodique
L’inventaire périodique, habituellement exécuté à une fréquence annuelle ou biannuelle, consiste à compter la totalité des items en stock, comparer les résultats avec les données du système d’information et réconcilier les différences en  ajustant les données afin de bien représenter la réalité. Fait intéressant: cette pratique est souvent vue comme un exercice financier plutôt qu’une simple « remise à l’heure des pendules ». 

Un facteur important à considérer lors d’une prise d’inventaire périodique est la coordination des ressources et la main d’œuvre requise pour l’effectuer. Premièrement, le décompte d’inventaire doit être effectué durant une période où les opérations sont arrêtées afin d’assurer qu’il n’y ait pas de transactions en cours qui pourraient fausser le décompte. Ceci nécessite souvent de planifier une quantité imposante de main d’œuvre puisque les opérations ne sont arrêtées que pour une courte période de temps, en général au cours d’une fin de semaine. Si le personnel d’opération n’est pas suffisant, du personnel temporaire doit être embauché. Puis finalement, il faut planifier les moyens de saisir toutes les données et effectuer les ajustements d’inventaire avant le redémarrage des opérations. Si le département informatique ne peut assister dans cette démarche, du personnel additionnel doit être planifié pour effectuer les tâches cléricales de la prise d’inventaire. Toutefois, un personnel nombreux et peu qualifié peut contribuer à une prise d’inventaire erronée.

L’inventaire cyclique
L’inventaire cyclique, de son côté, vise à compter un nombre restreint d’items en inventaire à chaque jour jusqu’à ce que tous les items soient vérifiés au moins une fois dans l’année. L’inventaire cyclique se différencie de l’inventaire périodique par son objectif d’identifier les causes des erreurs et les corriger à la source ainsi que de compter plus fréquemment les items qui le requiert.

Dans un cas comme dans l’autre, il est préférable de mesurer la précision de l’inventaire en calculant le pourcentage des items pour lequel le décompte physique rencontre le décompte attendu. Il est également intéressant de mesurer les écarts en valeur absolue. La comparaison de la valeur totale en dollars dans les livres avec ce qui est compté ne mesure pas vraiment la précision puisque les items en surplus et en manque peuvent se balancer pour créer un résultat acceptable.

Quels sont les avantages de l’inventaire cyclique?
L’inventaire cyclique se démarque par son identification et sa correction des écarts au temps opportun. De plus, la prise d’inventaire peut se faire durant les opérations quotidiennes.  Puisque les efforts sont répartis au cours de l’année, un moins grand nombre d’employés est requis.  Un autre avantage provient du fait que cette méthode permet de développer des spécialistes qui deviennent efficace à obtenir de bons comptes, à réconcilier les différences et à trouver des solutions aux problèmes. Les gens expérimentés connaissent bien les produits, la configuration de l’emballage, la palettisation et les facteurs de conversion. Finalement, la surveillance constante des inventaires permet de maintenir un haut niveau de précision des inventaires, donc un meilleur service à la clientèle, moins de ruptures d’inventaire, moins d’investissement en stock de sécurité et un meilleur contrôle des coûts.

Comment instaurer un inventaire cyclique?
La mise sur pied d’un inventaire cyclique débute par un petit échantillon d’items qui sont choisis et comptés de façon répétitive afin d’identifier les causes des erreurs d’inventaire. Cette première étape met en lumière les problèmes qui doivent être corrigés pour atteindre un haut niveau de précision des inventaires. Les problèmes rencontrés peuvent provenir de différentes sources telles que :

un manque d’ordre dans l’entrepôt,

une mauvaise identification des items et des locations,

un manque de contrôle sur l’accessibilité des lieux,

des erreurs d’unité de mesure,

une mauvaise ségrégation entre les produits désuets, en inspection, les rebuts et les bons produits.

Lorsque l’échantillon de base se maintient sans erreurs, le programme peut être élargi à un plus grand nombre d’items. Un plan d’action avec responsables et dates doit être mis en place afin d’assurer le suivi sur la correction des causes des erreurs.

Le risque d’erreur d’inventaire n’est typiquement pas le même pour tous les items. La fréquence des décomptes devrait augmenter avec le risque d’erreur.  Il existe plusieurs techniques pour établir la fréquence des décomptes afin d’améliorer la précision globale des inventaires. Une des méthodes consiste à séparer les items avec la classification ABC. Les items de classe A comportant une plus grande valeur en dollars et un plus haut taux de roulement sont comptés plus souvent, par exemple à chaque mois. Les items de classe B peuvent être comptés à chaque quart et ceux de classe C une fois par année. D’autres techniques choisissent les items basés sur les activités reliés à l’item, par exemple :
 

lorsque le point de commande est atteint,

lors de la réception d’un lot,

lorsque l’inventaire atteint zéro dans une location spécifique.

Ces techniques peuvent être jumelées à la méthode ABC pour augmenter l’efficacité et la précision du décompte. 

Le niveau de précision des décomptes cycliques doit tendre vers 100%. Cependant, un degré de tolérance pour l’écart entre les comptes et les données du système d’inventaire peut être défini. Celui-ci doit alors servir à identifier les erreurs significatives et refléter les dommages qu’une erreur d’inventaire peut causer à la chaîne d’approvisionnement. Les items « A » doivent avoir un niveau de tolérance plus serré que les items « B » et « C ». Lorsque le total du compte est à l’intérieur des tolérances, les données de l’inventaire sont ajustées pour représenter le compte.

Quels sont les pièges de l’inventaire cyclique?
Le décompte cyclique présente sans conteste plusieurs avantages, cependant, différents pièges peuvent venir les anéantir. Le principal piège est de relâcher le niveau de rigueur et ajuster les inventaires sans vraiment les réconcilier. Il est également souvent question de discipline : la prise d’inventaire étant une tâche perçue par plusieurs comme ayant peu de valeur ajoutée, certains gestionnaires d’opérations retirent les employés assignés au décompte et les réaffectent aux tâches directes aussitôt que la main d’œuvre pour effectuer les tâches directes n’est pas suffisante. Ainsi, les décomptes cycliques ne sont pas toujours effectués « religieusement ». De plus, ne pas maintenir les comptes journaliers et offrir une formation inadéquate au personnel responsable des inventaires peuvent réduire de façon significative les gains reliés à l’inventaire cyclique. 

Conclusion
Avec les pressions des marchés qui forcent les entreprises à réduire constamment leurs investissements et coûts d’opération, le niveau de précision des inventaires devient alors de plus en plus important. L’efficacité des échanges entre les différents maillons de la chaîne d’approvisionnement repose en grande partie sur la précision des inventaires que chacun peut démontrer. Un système d’inventaire robuste combiné avec une prise d’inventaire cyclique peut générer des données fiables sur l’inventaire à tout moment et à un coût minimum.  Certains Systèmes de Gestion d’Entrepôt (SGE) ou « Warehouse Management System » (WMS) offrent la fonctionnalité du décompte cyclique. D’ailleurs, les SGE feront l’objet du prochain article de la chronique sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement.                   20.06.2002