|
Les articles détenus sont regroupés en deux catégories de stocks.
* Le stock géré (80 % des valeurs détenues)
correspond aux articles dont les quantités sont suivies par le système
d'information (GPAO). Les événements affectant le stock étant connus et
suivis en permanence, l'inventaire est tournant afin que chaque article soit au
moins contrôlé une fois dans l'exercice.
Les seules difficultés d'inventaire des quantités
en stock géré sont : - le nombre important d'articles à compter (50 000 références),
- le respect des procédures de saisie des entrées et des sorties de la GPAO (déclaration
des entrées par le magasinier, déclaration des sorties par les équipes de
fabrication), nécessaire pour pouvoir reconstituer le stock final depuis la
date du dernier inventaire physique.
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• Le stock non géré (20 % des valeurs détenues)
correspond aux quantités de biens en cours de transformation sur chaîne
(tampons entre 2 process) et aux articles considérés comme non suivis (non
renseignés automatiquement dans le système d'information). Leur inventaire
physique est effectué semestriellement au 30 juin et au 31 décembre, ce qui
est insuffisant pour appréhender correctement la valeur mensuelle de ces
quantités. Cette valeur est toutefois nécessaire mensuellement pour comprendre
les évolutions de résultats et les écarts de productivité. Une solution
simple, basée sur une extrapolation des valeurs d'un panel, est mise en œuvre
pour faire face à cette contrainte.
L'inventaire physique du stock non géré pose
alors plus de problèmes que celui du stock géré : - l'appréciation de la
représentativité du panel peut varier de manière significative d'un mois sur
l'autre ; - à chaque inventaire, la valeur des articles présents dans l'usine
doit être déclarée (risque d'erreur dans l'appréciation de la valeur,
lourdeur de la saisie) ; - la prise en compte des stocks détenus chez les
sous-traitants nécessite une collaboration étroite avec eux à une période
chargée de l'année ;
- la conduite de l'inventaire suppose l'arrêt
des chaînes de fabrication ; - l'ensemble des saisies doit être effectué dans
la journée, ce qui suppose une disponibilité forte de nombreux acteurs de
l'usine.
• Le rôle du comptable décentralisé
Stock géré. Les logisticiens, aidés du comptable et des responsables
de fabrication, définissent en début d'année le programme d'inventaire de
l'usine : segmentation des zones à inventorier par échéances calendaires. Le
comptable vérifiera que l'inventaire tournant est effectué conformément au
planning et analysera les écarts d'inventaire entre stock théorique et stock réel.
Stock non géré. En période de clôture, le comptable sera amené à
effectuer des audits dans l'usine ou chez les sous-traitants, pour vérifier la
traçabilité de l'information de comptage et le bon déroulement de
l'inventaire. D'une manière générale, 5 à 10 prélèvements seront effectués
par zone. Un écart maximum de comptage de 1 % est admis, sauf dérogation spécifique.
Les résultats de l'audit seront mentionnés sur un document type. En cas de résultat
non satisfaisant, l'inventaire sera refait dans les zones posant problème.
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| Contrôle des valorisations des articles achetés |
|
Sont concernés les approvisionnements de matières
et pièces ainsi que les marchandises, valorisés à leur coût d'acquisition ou
coût comptable (CC).
• Identifier les contraintes
organisationnelles - Les coûts comptables des articles achetés sont
obtenus, par article, selon le principe du premier entré - premier sorti, en
prenant en compte les achats réceptionnés sur la période allant du 1er janvier
de l'année en cours au dernier jour du mois concerné.
Le programme CCAA fonctionne ainsi : addition
des montants achetés en partant de la dernière réception enregistrée et en
remontant dans le temps jusqu'à ce que le total des quantités reçues soit égal
à la quantité du stock final. Si les quantités reçues sont insuffisantes, il
ajoute tout ou partie du montant du stock initial.
Le programme de valorisation évalue les sorties
des stocks de l'exercice précédent au coût unitaire moyen pondéré. Ce
choix, conditionné par la lourdeur des traitements informatiques en début
d'année (alléger l'historique des réceptions), n'a qu'une faible incidence
sur l'arrêté légal (semestriel et annuel), compte tenu des approvisionnements
en flux tendus.
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• Rôle du comptable décentralisé
Le contrôle des réceptions automatiques. Le comptable s'assurera que
toutes les réceptions, éléments générateurs de la charge, sont bien
enregistrées dans ACHAT (quantité, valeur, date). À chaque fin de mois, il
interrogera les magasiniers pour contrôler que les quais ont bien été vidés.
Il vérifiera également que les procédures
d'enregistrement des réceptions d'achats permettent d'alimenter correctement
CCAA : - contrôle des imputations comptables (contrôle global de cohérence
dont comparaison avec chiffres portés au budget, piquage de factures,...) ; -
contrôle des natures de charges prises en compte dans le calcul du coût
d'acquisition : prix d'achat après déduction des taxes légalement récupérables,
des rabais, remises et ristournes sur factures d'achats ; prise en compte des
frais accessoires d'achat correspondant aux charges liées à l'acquisition pour
la mise en état d'utilisation du bien ou pour son entrée en magasin comme les
frais de transit ; déduction des frais de consignation et d'emballages récupérables,
des escomptes de règlement,...
Par piquage, il contrôlera les taux de change
utilisés pour convertir les factures en devises.
Il s'assurera qu'aucune charge de production ou
de stockage n'est intégrée à la valeur d'acquisition des marchandises
revendues en l'état.
La prise en compte des « achats à payer ». Il s'agit de réceptions de
marchandises ou d'approvisionnements pour lesquelles aucune facture n'a été reçue.
Le comptable pointera tous les mois la liste des
achats à payer issue d'ACHAT pour s'assurer que les montants ne sont ni
aberrants, ni anciens (moins d'un mois d'antériorité).
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La prise en compte des « charges à payer ». Il s'agit de marchandises,
d'approvisionnements achetés ou de prestations de services effectuées,
constitutifs des éléments de stocks non encore réceptionnés
administrativement. Sans réception, ni la charge ni le stock ne sont enregistrés
automatiquement dans les systèmes comptables : des écritures manuelles de
charges à payer et de stocks devront être saisies par le comptable. La
difficulté est d'identifier ces montants.
Seul un climat de dialogue avec les délégués
d'approvisionnements permet d'appréhender le transfert de propriété. Au cas
particulier, les montants en cause sont marginaux pour les achats directs, mais
ce n'est pas le cas pour les éléments de charges indirectes à intégrer au coût
de fabrication.
Confier aux comptables d'unités
l'enregistrement comptable des charges à payer est une solution efficace pour
les responsabiliser.
| Contrôle des valorisations des articles fabriqués
et des en-cours de fabrication |
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• Contraintes organisationnelles
Position du problème. Les articles sont d'abord valorisés dans les
bases informatiques à leur coût standard défini librement en début d'année
par le groupe. Ce coût est dénommé Coût de Revient de Production (CRP). La
doctrine comptable et fiscale française exige toutefois que les stocks soient
valorisés au coût réel de production.
La solution proposée est d'appliquer au coût standard (CRP) un
coefficient d'ajustement comptable qui permet d'approcher le coût réel (CC).
Ce coefficient k se calcule mensuellement par usine et tous produits confondus.
Il est égal au rapport entre le total des charges réelles incorporables à la
valeur du stock et la valorisation des produits fabriqués sur la même période
au coût standard (k = CC/CRP).
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Ce choix, qui repose sur une approximation des
valeurs réelles, est justifié par les éléments suivants : - le nombre
important de références et de familles de produits rend plus complexe
l'imputation des charges réelles aux symboles (ou à des regroupements de
symboles ayant une signification économique) ; - dès lors que les fichiers
concourant à la détermination de la valeur des stocks ne sont pas liés, la
modification d'un paramètre (taux horaires, normes de fabrication) contraint à
corriger plusieurs bases informatiques ; - les délais de clôture rendent
difficile la mise à jour des bases (temps de traitement informatique, manque de
disponibilité des équipes).
À brève échéance, aucune autre solution n'a
pu être mise en œuvre. Une réflexion sur un logiciel intégré permettrait
d'apporter une solution aux problèmes d'hétérogénéité des fichiers et de
mise à jour des bases.
• Rôle du comptable décentralisé - Pour
calculer le coefficient d'ajustement, le comptable remplira un document type qui
permet de reprendre les montants affectés aux différents codes comptables avec
les retraitements à effectuer. Le coefficient sera alors renseigné dans
l'outil de calcul des coûts (CPPF) pour obtenir les coûts comptables (CC) par
article. La valorisation comptable des stocks sera fournie de la manière
suivante : le logiciel de valorisation des stocks (VALSTO) cherchera les coûts
comptables dans CPPF et les quantités dans la GPAO. Tout au long de cette chaîne
de traitements, le comptable restera garant des valeurs restituées.
Contrôle du coût d'acquisition. Le comptable de site s'assurera que les
charges prises en compte sont correctes. En ce qui concerne le coût
d'acquisition des matières consommées pour la production, le comptable s'intéressera
particulièrement aux achats à payer et aux charges à payer (voir p. 63).
Contrôle des autres charges à intégrer à la valeur du stock. La
difficulté porte principalement sur le contrôle des autres charges directes ou
indirectes qui sont incorporées dans la valeur des stocks.
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Les risques sur les postes suivants ont été
recensés par un audit :
- montants de matières et pièces achetées
qui, cédées à une autre usine, n'entrent pas dans la fabrication des produits
de l'entité, - frais de personnel correspondant à des prêts pour des services
de structure (frais de management, par exemple), - frais de transport sur
ventes, car ils viennent après la fabrication,
- frais de transport entre les sites, -
provisions pour départ en retraite, - pertes inhérentes au processus de
fabrication qui présentent un caractère occasionnel : restructuration,
campagne de reprise de produits pour non qualité, arrêt anormal de
fabrication, - recettes compensant des charges (dont production immobilisée).
Contrôle des coûts à zéro. Une attention particulière sera accordée
aux symboles n'ayant pas de coût renseigné dans CPPF. À la clôture précédente,
2 300 articles n'étaient pas valorisés, du fait soit du non référencement de
l'article dans la base, soit de l'absence de coût dans les tables.
Les comptables ont à leur disposition des
transactions leur permettant de lister les coûts à zéro. Régulièrement, ils
devront lancer une édition et mener une analyse précise avant de mettre la
base à jour.
Prise en compte de la sous activité. Tant du point de vue comptable que
fiscal, les charges correspondant à la sous activité ne doivent pas augmenter
la valeur des stocks. L'outil informatique ne permettant pas de calculer
directement la sous activité, le comptable l'évaluera manuellement. L'analyse
doit être poursuivie, car la solution manuelle ne peut être que provisoire.
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| Contrôle des provisions pour dépréciation |
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• Identifier les contraintes
organisationnelles - Une provision pour dépréciation est constatée
lorsque la valeur de marché (nette de la totalité des frais restant à
supporter pour parvenir à sa réalisation) est inférieure à la valeur d'entrée
des éléments en stocks (coût d'acquisition ou coût de production). Pour
juger des éventuelles provisions pour dépréciation, sont à prendre en compte
les perspectives de vente liées au marché, d'une part, et liées à l'état
des stocks eux-mêmes, d'autre part.
Compte tenu du nombre très élevé d'articles détenus,
la mise en œuvre de cette règle est effectuée par nature de stocks.
Calcul sur la base des rotations lentes. Pour apprécier le risque
probable de non-écoulement, la provision est calculée en se référant à la
consommation prévisionnelle des stocks, établie à partir des consommations
passées. Un pourcentage d'obsolescence est appliqué en fonction de la nature
des stocks.
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Autres méthodes répondant à des cas spécifiques. Généraliser la méthode
des rotations lentes à l'ensemble des stocks fausserait le calcul des
provisions. Il convient de prendre en compte d'autres approches de
provisionnement.
* Les stocks morts, pour lesquels la
probabilité de consommation est quasi nulle (stocks démodés ou détériorés,
périmés du fait de nouvelles normes de fabrication, pièces détachées intégrées
dans des produits dont la production a été arrêtée,...), sont provisionnés
à 100 %, car ils sont destinés à être détruits dans les mois à venir.
* Pour les produits de service après-vente,
utilisés pour la réparation ou l'échange des produits vendus, la règle est
la suivante : - provision à 100 % dès lors que les pièces sont relatives à
des produits sortis du catalogue depuis plus d'un an ; - application de la règle
générale de dépréciation selon la rotation lente dans le cas où les
produits sont toujours inclus dans le catalogue.
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* Les produits nouveaux génèrent des
surcoûts de production et ont des rotations faibles dans les premières années
de lancement. La méthode des rotations lentes, qui se réfère à la
consommation passée, conduirait à provisionner des valeurs erronées. Il est
alors nécessaire de s'appuyer sur les prévisions de ventes du service
marketing, de comparer le coût de revient de production avec la valeur réalisable
nette (prix de vente diminué des frais de commercialisation),...
* Pour les produits non suivis, l'historique
de consommation n'existant pas, le calcul de la provision est le même que celui
expliqué ci-dessus.
Synthèse des règles comptables de dépréciation. À chaque article est
affectée une nature de stock, et à chaque nature est appliquée une méthode
de valorisation des provisions. Le système donne dans certains cas une
proposition. Dans les autres cas, le montant sera à renseigner manuellement.
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• Le rôle du comptable décentralisé - Le
comptable édite mensuellement un état issu de VALSTO qui lui donne les
propositions de provisions. Il procédera à un piquage mensuel sur 20 articles
et portera une attention particulière à la nature des stocks, pierre angulaire
du système. En cas d'erreurs sur 2 articles, et après analyse des erreurs, il
poursuivra son investigation en effectuant un nouveau prélèvement sur 20
articles. S'il détecte plus d'une erreur, il sollicitera la logistique pour que
ce service mette en place un plan d'actions visant à revoir tout ou partie de
la base.
Contrôle des propositions de provisions sur les rotations lentes. Les
rotations lentes sont calculées en se référant à un coefficient d'évolution
de consommation. Le comptable vérifiera, avec la logistique, que ces
coefficients sont mis à jour régulièrement (contrôle par piquage).
Chiffrage des provisions manuelles. Le comptable apportera une attention
particulière à la déclaration des articles en stocks morts. Il s'assurera que
cette déclaration est justifiée en interrogeant la logistique sur les dates prévisionnelles
de mise au rebut (ou « riblonage »).
S'agissant des articles de rechange (service après-vente),
le système propose par défaut de les provisionner à 100 %. Le comptable vérifiera
que les articles en question ne sont plus portés au catalogue depuis un an.
Dans le cas contraire, il diminuera le montant de provision proposé en
appliquant le principe de la rotation lente.
Pour les produits nouveaux et les produits non
suivis, une analyse par rapport à la valeur de réalisation nette sera conduite
par le comptable afin de déterminer le surcoût de production correspondant au
montant de la provision.
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 Fiabiliser l'arrêté des
comptes sur les stocks
Les contrôles finaux
Ces contrôles seront effectués à deux niveaux
: par les entités et par le CSP.
• Les contrôles finaux menés par les
entités - Un reporting synthétique permet au comptable de mesurer la cohérence
des variations d'un mois par rapport à l'autre. Cet outil fait l'objet d'une
analyse mensuelle. Il décompose les variations de stocks :
- par type (matières et pièces, en-cours,
produits finis achetés, produits finis fabriqués), - par localisation géographique
dans l'usine (amont magasin, magasin, autres lieux dont transit entre deux
sites).
Ces tableaux sont conçus pour mettre en évidence
les variations erratiques. Les comptables apporteront des commentaires sur les
principales évolutions (changement de gamme, modification du taux de
couverture...).
remonter
• Les contrôles finaux menés par le CSP -
Les tableaux de synthèse sont transmis par l'entité au CSP. La
consolidation des montants donne une vision globale des variations de stocks et
des provisions. Le reporting final comprend deux parties principales :
- l'analyse des éléments suivants : stocks
bruts toutes usines confondues, stocks de produits finis localisés au centre de
distribution, provisions, variation de stock par usine (depuis le début de
l'année et sur le mois), ratio des provisions par rapport aux stocks bruts ; -
les évolutions significatives et les points à surveiller.
| Planification des tâches concourant à l'évaluation
des stocks |
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Toutes les entités appartenant à la structure
juridique française doivent avoir clôturé afin que l'arrêté comptable de
cette entité puisse être finalisé. Pour effectuer la centralisation, les
remontées des entités doivent être fournies sans le moindre retard. On peut résumer
cet enjeu collectif en disant que le délai de la dernière entité correspond
au délai de clôture de l'ensemble des usines...
Les délais de clôture sont courts : 3 jours
ouvrés pour les usines. Ils ne permettent pas de jeter un œil critique sur
l'ensemble des processus comptables de l'entité dans les tout premiers jours du
mois. Pour respecter cette contrainte sans porter préjudice à la qualité des
comptes, il est indispensable d'organiser les tâches pour répartir la charge
de travail tout au long du mois.
La répartition dans le temps des opérations de
contrôle à partir du recensement des tâches, de leurs dates de début, de
leurs dates de fin et de leurs durées peut s'effectuer en construisant un PERT
simplifié : sa lecture met en évidence les marges et indique les travaux qui
doivent être anticipés.
Nous listons ci-dessous les tâches à effectuer
pour des arrêtés mensuel et semestriel en indiquant celles qui sont sur le
chemin critique, c'est-à-dire celles qui ne peuvent prendre du retard sans
reculer l'échéance de la fin de l'ensemble des travaux.
remonter
Si la fonction comptable centrale a délégué
le suivi opérationnel des stocks, elle conserve néanmoins une responsabilité
directe pour :
- définir les grands principes permettant
d'appliquer la doctrine comptable, - mener des audits, - décider des outils de
suivi des stocks et conduire les évolutions, - assurer les actions de
formation, - consolider les chiffres.
S'interroger sur le niveau de centralisation et
de décentralisation de la fonction comptable revient à se poser la question de
son positionnement dans l'entreprise au regard du niveau de qualité qu'on
cherche à atteindre. Un long chemin reste à parcourir pour que les décisions
sur l'organisation de la fonction soient prises en mesurant objectivement leurs
impacts sur les paradigmes de la qualité (délais, coûts, fiabilité des
restitutions). Trop de dirigeants encore ne perçoivent pas la comptabilité
comme une fonction utile mais plutôt comme une contrainte onéreuse. Les choix
d'organisation sont alors guidés vers un objectif de réduction de coût et non
vers la recherche de création de valeur. Rappelons toutefois que l'objectif de
l'entreprise est d'abord de gagner de la valeur avant même de réduire ses coûts...
remonter
L'enjeu est de revaloriser la fonction comptable
en prenant conscience de ce qu'elle peut apporter à une entreprise au-delà
d'une réponse à des obligations légales. Placée au cœur du système
d'information financière, la comptabilité prend alors une dimension interne en
étant dans des conditions idéales pour optimiser la qualité de ses
restitutions. À cette fin, le rôle du comptable doit dépasser largement le
cadre de la saisie des écritures pour être étroitement impliqué dans les
prescriptions du système d'information.
La transversalité des processus comptables
milite en faveur de cette revalorisation. La fonction ne peut pas être isolée,
c'est-à-dire sans contact avec les opérationnels qui, par leurs actes,
conditionnent la qualité de la comptabilité. La revalorisation de la fonction
suppose de la crédibiliser auprès d'une population qui la perçoit comme une
technique hermétique et non comme la traduction d'événements économiques
dans un référentiel unique.
Les évolutions technologiques (réseaux,
serveurs, logiciels intégrés,...) représentent une véritable opportunité
pour redimensionner la fonction en cherchant à appréhender le fait générateur
comptable dès sa source. La fonction peut ainsi prendre une dimension plus
large : au-delà du respect des obligations légales, elle investit sa vocation
interne en participant étroitement à la mesure de la performance de
l'entreprise.
Réussir un projet de centralisation ou de décentralisation
est l'occasion de redynamiser la fonction comptable pour que l'ensemble des
acteurs internes se sente impliqué dans son niveau de qualité.
documentation:
Le juste stock plutôt que le zéro stock
Les Échos (Abonnement) - France 11032008
Même sévérité d'Alain Katz, du cabinet Metis consulting, pour qui « Le zéro
stock supposerait d'avoir des capacités de production et de distribution
...
 lejustestock-plutot-que-le-zero-stock_110308
_wlesechosfr.pdf
Les grands magasins Manor gèrent leurs approvisionnements avec l’outil ApproPlus d’Influe
13/09/2003
http://www.categorynet.com/fr/cp/details.php?id=29385
../inventory_systems_chap5.
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Doc. en anglais
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19/01/12
|
Nous sommes le
Samedi 17 Juin 2017 et il est 04:08:56
données
parents [
28/09/2003
documentation:
Graphisme
Concept: Webmestre