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LA GESTION PHYSIQUE DES STOCKS

Certaines collectivités n'hésitent pas à faire de leur stock un outil de gestion performant tout en regroupant les achats transversaux. D'autres préfèrent cibler leur stock sur des produits déterminés. Comment organiser physiquement ce stockage,en minimisant les déplacements avec une efficacité de gestion ?

La démarche à suivre

I. IDENTIFIER LES PRODUITS

Un magasin est un lieu (pas forcément un bâtiment) servant au stockage de marchandises destinées à être vendues ou à alimenter un atelier (ou un chantier). En effet, l'objectif d'une collectivité est de faire des bénéfices mais de produire à moindre coût.
Le stock doit rester une provision de produits en instance de consommation, et être minimisé, sachant que les différents frais engagés pour le gérer sont particulièrement onéreux.
Il est donc nécessaire pour l'acheteur de connaître les produits stockés et le moyen le plus efficace de les codifier.

A. Définition

Il doit utiliser des codes dans le but d'identifier de manière certaine et unique un objet, une personne, un document, une activité ou tout autre élément physique ou abstrait sur des critères d'appartenance, de ressemblance ou de sélection. Ces codes sont composés de caractères numériques, alphabétiques, alphanumériques, graphiques, symboliques ou bien encore sonores.

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B. Les buts de la codification

- Identifier sans ambiguïté des éléments sans obligation de les voir physiquement.
- Recenser des informations définissant ces éléments.
- Permettre des traitements de gestion.
- Véhiculer des informations.
- Intégrer l'emploi d'un vocabulaire unique entre les différents interlocuteurs.
- Regrouper les éléments ayant des caractéristiques identiques.

C. Les règles de base

- La codification doit être la plus simple possible.
- Un code ne doit représenter qu'un élément ou une famille d'éléments.
- Une seule codification doit être utilisée pour la gestion des éléments.
- La codification doit être acceptée de tous.
- Elle doit être facile à assimiler.

D. Quelques exemples de codification

Le conseil 

L'acheteur peut recourir à un code graphique (type logo), à un code numérique, à un code alphanumérique (ex : numéro d'immatriculation d'un véhicule), à un code barres, à un code symbolique (type Sécurité sociale).

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E. La codification dans la gestion des stocks des collectivités territoriales

L'acheteur met en place la codification en fonction des éléments suivants :

- nombre de magasins,
- produits stockés,
- disposition ou non d'un outil informatique approprié.

Monsieur Lacha est chargé d'organiser le stockage des différents magasins de sa collectivité. Pour gérer ses dix magasins, il met en place un logiciel de gestion des stocks avec, comme base de codification, des codes numériques à neuf chiffres.

Le découpage pourra permettre, en lisant le code, de définir différentes informations :

- le premier chiffre indique le magasin où est situé l'article,
- le deuxième chiffre définit la famille de l'article,
- les deux suivants définiront la sous-famille à laquelle appartient le produit,
- les deux suivants définiront l'allée,
- le suivant définira la travée,
- le suivant le niveau de tablette où sera implanté l'article,
- le dernier chiffre indiquera le positionnement de l'article sur la tablette. L'article dont le code est 011620444 lui permet d'indiquer que ce dernier est stocké au magasin du parc auto, qu'il fait partie de la famille des pièces mécaniques, de la sous-famille filtration, qu'il est positionné dans l'allée n°10, dans la travée n° 5, sur la tablette n° 2, depuis le bas, et qu'en partant de la droite de cette dernière l'article sera le troisième.
Cet exemple de code montre le degré de précision que l'on peut atteindre. Il ne faut pas perdre de vue qu'un article évolue, et que tout le long de sa vie la demande le concernant variera. Une codification annexe reliée à l'article serait plus simple à gérer et permettrait un réagencement du magasin en fonction de l'évolution de la fréquence de sortie des produits.

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Le conseil 

Ce type de codification permet ensuite une gestion plus rigoureuse des stocks, avec notamment l'intégration d'autres facteurs d'aide à la gestion comme l'inventaire tournant.

II. ORGANISER LES LIEUX

La codification sera efficace si elle s'accompagne d'une organisation physique rationnelle du magasin.

A. Décider physiquement des endroits appropriés

Le stock doit être facilement repérable. On utilise pour cela des moyens de repères simples et compréhensibles de tous.
Une des premières notions est l'allée : si vous décidez de faire deux allées dans votre stock, n'hésitez pas à les numéroter. Si vous avez dans cette allée principale des petites allées adjacentes ou perpendiculaires : nommez-les "travées". Si dans ces travées vous disposez de rayonnages de plusieurs niveaux, distinguez chaque niveau.
Sur chaque niveau, vous trouverez des baies et, à l'intérieur de chacune, vous avez des emplacements où vous disposerez une référence de produit, et une seule. Chaque référence-produit correspond à un emplacement correspondant à une baie, un niveau, une travée et une allée.

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B. Hiérarchiser le classement des produits et organiser les flux

L'objectif de l'acheteur est d'être le plus efficace, c'est-à-dire de réaliser le minimum de déplacements pour une intervention rapide. La méthode Pareto, dite des 20/80 est ici d'un précieux secours (*).
Le critère de la fréquence de mouvements (sorties-entrées) est, pour l'acheteur, essentiel. L'analyse Pareto fait apparaître trois classes distinctes :[abc qo da mrp]

- Classe A. Articles à forte rotation : 20% des articles pour 80 % des mouvements
- Classe B. Rotation moyenne : 30 à 40 % des articles pour 10 à 15% des mouvements
- Classe C. Rotation faible : 40 à 60% des articles pour 5% des mouvements

Pour une optimisation fonctionnelle du magasin, il faudra stocker les articles de la classe A le plus près possible du lieu de distribution (banquette). Cette organisation permet des gains de déplacements et une efficacité accrue. Exemple :

Monsieur Lacha, chargé du stockage des dix magasins, constate la situation suivante: un article de classe 1 a, en moyenne, 12 sorties par jour à l'unité. La livraison correspond a un jour par semaine: 60 pièces. Ce magasin est de 20mx12m. L'article est stocké en fond de magasin. Monsieur Lacha calcule alors la distance parcourue par les magasiniers: (1 + 1/2 L) x 12 (sorties) x 5 (jours) x 52 (semaines), soit 100,88km/ an. Il décide de rationaliser et stocke l'article à proximité de la banquette. Il réduit ainsi les déplacements. Cette analyse essentielle permet une économie substantielle de temps, un confort moral et physique des magasiniers. Elle concourt à une meilleure efficience.

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- Ne pas minimiser ce point : Administration des contenants réutilisables

En parc client
En pool dédié
En pool Europe

C. Mettez en place un inventaire permanent qui permet de réagir rapidement aux dysfonctionnements
1. Définir l'existant : volume du bâtiment, type de produits stockés (palette, vrac, contenu, unités…), flux des produits (entrant, sortant).

2. Faire une analyse ABC, avec comme seul critère la fréquence des sorties.

3. Redéfinir la codification des articles, si des besoins particuliers se font sentir ou mettre en place un nouvel outil informatique.

4. Définir le magasin : l'emplacement des palettiers, des étagères, de la réception, des lieux de préparation, de la banquette.

5. Repositionner les articles aux endroits définis.

6. Profitez de l'occasion pour donner une adresse à chaque article. Dans cette démarche chronologique entrent en ligne de compte les connaissances des magasiniers sur les produits, leur volume, leur longueur, leur poids, leur saisonnalité.

D. Organiser le stockage des produits spécifiques.

1. Pour les produits dits sur tourets (câble électrique, par exemple), il est conseillé d'avoir des tubes sur lesquels les tourets peuvent être installés pour organiser le déroulement et la bonne exploitation du touret. De plus, une machine dédiée au contrôle du linéaire est nécessaire pour une bonne gestion des stocks.

2. Pour les produits dangereux, un stockage spécial doit être organisé dans des locaux coupe-feu, aérés, ventilés avec un sol étanche et des bacs de rétention en cas de fuite. Il faut également mettre en place des EPI (équipements de protection individuelle: masques, gants, lunettes…) à disposition des utilisateurs, ainsi qu'une armoire à pharmacie pour pallier aux incidents.

3. Pour le bois, un stockage à l'extérieur sous appentis est nécessaire si l'on veut le faire sécher dans de bonnes conditions. En ce qui concerne le contreplaqué, un endroit sec et un stockage à plat sont nécessaires.

4. Si vous voulez stocker des produits sur palettes, il est nécessaire d'installer un stockage en masse à partir du palettier et de déstocker ensuite les palettes pour répartir les produits dans le stock en vue de la préparation de commande (sacs poubelle, papier reprographique, ardoises, tuiles, chauffe-eau…).

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Le conseil 

Déterminez de façon correcte tous les emplacements et endroits où peuvent être stockés des produits.

Effectuez des inventaires réguliers, notamment des emplacements vides pour retrouver les produits déplacés.
La bonne tenue d'un stock nécessite un bon rangement, le respect des procédures (entrées et sorties) et de la propreté.

Prévoyez toujours un endroit de stockage tampon vers l'entrée afin de faciliter les chargements et les déchargements.

Prévoyez une banque directe de desserte des produits de faibles valeurs (clous, vis...) qui permet des gains de temps, de distribution, et évite les attentes des équipes d'intervention.

N'oubliez pas de chaîner votre outil de gestion de stock aux outils comptables internes.

(*) Vilfredo Pareto, ingénieur, a étudié, pour le gouvernement suisse, la répartition de l'impôt. Il a constaté que 20% des propriétaires payaient 80% d'un type d'impôt. Cette loi s'applique depuis à tous types de gestion et, particulièrement, au stockage. La démonstration de la méthode ne peut être réalisée dans cette fiche. Elle fait partie de formations.